Další doporučené postupy

V kapitole jsou popsány různé postupy práce, které doporučujeme, případně jsou jedině možné, pro vybraný okruh činností v KIS. Pro většinu činností bude stačit popis uvedený v uživatelské příručce. Ovšem existují postupy, které nemusí být z uživatelské příručky jasně patrné nebo jsou pro práci se systémem zásadní. Objasnit právě tyto postupy je smyslem následujícího textu.

Rovněž je možné, že postupy zde uvedené poslouží jako inspirace pro řešení problému při používání KIS nebo k odkrývání některých na první pohled ne zcela jasných vazeb a souvislostí mezi jednotlivými funkcemi KIS.

V kapitole jsou popsány následující postupy:

Nyní jednotlivé postupy pdrobněji.

Převod stávajících MS Word dokumentů do KIS

Pokud máte již zpracován plán krizového plánu a máte jej uložen ve formátu doc programu MS Word, je možné použít poloautomatický převod dokumentu do KIS za pomoci clipboardu.

  1. Vytvořit nový dokument v KIS pomocí volby  z voleb hlavních ikon a použít přitom šablonu Dokument bez osnovy.
  2. Zadat do vytvořeného dokumentu strukturu podle dokumentu v MS Word.
  3. Otevřít stávající dokument a označit pomocí klávesy Shift a šipek nahoru a dolů text první kapitoly a stisknout Ctrl-C.
  4. Přepnout se na první kapitolu v dokumentu KIS a zvolit Detail.
  5. Stisknout Ctrl-V a obsah z clipboardu se přenese do pole Popis kapitoly.
  6. Kroky 3 až 5 opakovat pro všechny kapitoly dokumentu.Po přenesení původního dokumentu do dokumentu KIS je dokument složen pouze z textových údajů. Je proto nutné postupně převést co nejvíce textové části do datové oblasti, tak, aby se dalo využít výhod systému KIS v oblasti integrity dat.

Pro přenos uvedeným způsobem platí následující omezení:

Vytváření nebo úprava dokumentu KP kopírováním

Pokud je potřeba přenést údaje z jednoho dokumentu do druhého je možné použít následující postup:

  1. Otevřít dokument KIS ze kterého se mají kopírovat údaje.
  2. Zvolit kapitolu která se má kopírovat klapnutím na levé tlačítko myši v okamžiku, kdy ukazovátko myši je na požadované kapitole nebo pomocí šipek.
  3. Stisknout Ctrl-C.
  4. Otevřít dokument KIS, do kterého se mají údaje zkopírovat.
  5. Zvolit pomoci myší nebo šipek kapitolu, ke které se má vybraný text připojit .
  6. Stisknout Ctrl-V.

Po provedení tohoto postupu se přenesou i všechny podkapitoly ze zdrojového dokumentu. Při kopírování se do nového dokumentu kopírují vždy všechny textové údaje. Pro datové údaje se kopírují pouze odkazy, takže kopírováním nové datové údaje nevznikají.

Kopírovat dokumenty je možné i z cizího uzlu. Potom je ovšem dokument vázán na datové údaje z cizího uzlu. Je zakázáno kopírovat dokumenty vzájemně mezi cizími uzly.

Vytváření nebo úprava opatření kopírováním

Pokud je potřeba přenést údaje z jednoho opatření do druhého je možné použít následující postup:

  1. Otevřít opatření pomoci volby stromová struktura opatření, ze kterého se mají kopírovat údaje.
  2. Zvolit složku opatření nebo úkol, který se má kopírovat klapnutím na levé tlačítko myši v okamžiku, kdy ukazovátko myši je na požadované složce či úkolu, nebo za pomoci šípek.
  3. Stisknout Ctrl-C.
  4. Otevřít opatření, do kterého se mají údaje zkopírovat.
  5. Zvolit pomoci myší nebo šipek složku, ke které se má vybraná složka nebo úkol připojit.
  6. Stisknout Ctrl-V.

Po provedení tohoto postupu se přenesou i všechny podsložky ze zdrojového opatření. Pokud přenášíte pouze jeden úkol, je možné si stoupnout i na úkol, za který se má kopírovaný úkol přenést. Při kopírování se kopíruje struktura opatření a požadavky. Názvy zůstávají stejné ale mění se identifikátory. Při kopírování nedochází ke vzniku nových zdrojů, při kopírování se přenáší pouze reference na zdroje. Kopírovat opatření je možné i z cizího uzlu. V takovém případě se použijí reference na zdroje z cizího uzlu. Přenést zdroj do vlastního uzlu je možné pouze tak, že se v úkolu u zdroje opraví jakýkoliv údaj. Tím se provede přenos sil a prostředků do vlastního uzlu.

Místo volby stromová struktura opatření je možné pro kopírování použít i volbu přehled opatření, a to jak pro volbu zdrojového tak i cílového opatření. Tak lze založit celé nové opatření na základě jiného opatření.

Kopírování výše uvedeným způsobem lze provést i na postupech pro řešení mimořádných událostí. Tím lze například zajistit aktualizaci plánovaného opatření na základě simulativního řešení události.

Je zakázáno kopírovat vzájemně mezi cizími uzly.

Definování přenosových dávek účelovými dokumenty

Možnost pružně definovat strukturu dokumentu a přiřazovat k ní různé typy datových objektů je možné využít pro definování obsahu přenosové dávky. Tím je možné mezi dvěma uzly přenášet pouze nezbytně nutný objem dat. Systém KIS zabezpečí, aby v přenosové dávce byla pouze ta data, která jsou nutná pro zobrazení dokumentu na straně cílového uzlu. Z dokumentu je možné exportovat i jednotlivou kapitolu. Následující postup je možné využít pro vytvoření takové dávky.

  1. Vytvořit dokument KIS, který bude mít pouze takové údaje, které je nutné přenášet. K tomu je možné využít například funkci kopírování dokumentu.
  2. Zvolit volbu Přenos dat  z voleb hlavních ikon.
  3. Vybrat Export a zvolit Další.
  4. Vybrat Export podle dokumentu nebo kapitoly krizového plánu a zvolit Další
  5. Vybrat uzel a zpracovatele a zvolit Další.
  6. Vybrat název a verzi dokumentu a zvolit Další.
  7. Vybrat buď celý dokument nebo zvolit kapitolu a zvolit Další.
  8. Přeskočit výběr zabezpečení volbou Další.
  9. Zvolit Vyhledat.
  10. Zvolit jméno a typ přenosového souboru a zvolit Uložit.
  11. Zvolit Dokončit.

Na straně cílového uzlu se pak použije volba Přenos dat a Import.

Týmová práce při tvorbě dokumentu

Tím že je dokument v databázi KIS rozložen na jednotlivé kapitoly, je možné rozdělit práci na komplexním dokumentu na části a ty potom svěřit jednotlivým členům týmu. Je možné si představit zhruba následující strategie:

  1. Budování jednoho dokumentu jedním týmem. V tomto případě je možné stanovit odpovědnosti za jednotlivé kapitoly na jednotlivé pracovníky, kteří můžou požadované kapitoly zpracovávat přímo do tohoto dokumentu.
  2. Budování jednoho dokumentu více zpracovateli (týmy) v rámci jednoho uzlu. V tomto případě je možné stanovit strukturu dokumentu hlavního zpracovatele. Podřízené týmy si pomoci kopírování převezmou plánovanou strukturu dokumentu. Po jeho vyplnění opět mechanizmem kopírování jej předají zpět do hlavního dokumentu.
  3. Budování jednoho dokumentu více zpracovateli z více uzlů. Postup je stejný jako v předchozím bodě s tím, že před kopírováním dokumentů musí proběhnout aktualizace údajů mezi uzly za pomoci přenosů dat.

Při vytváření dokumentů v rámci jednoho uzlu získá tým díky systému KIS možnost využívat společnou datovou základnu a tím budou vzniklé dokumenty datově konzistentní.

Pro stanovení postupu tvorby dokumentu a stanovení termínů a odpovědností za jeho jednotlivé části je možné s výhodou využít vlastnosti opatření. Je proto vhodné pro tvorbu dokumentu zavést specializované opatření, ve kterém budou tyto charakteristiky evidovány.

Řešení nedostatku zdrojů v opatření

Následující text má za úkol objasnit, jaké můžete použít postupy v případě, že v opatření je některý zdroj nedostatkový a popíše jeden takový postup podrobněji.

Předpokládejme situaci, která je uvedena v příkladové databázi, v opatření 003 Vytýčení a označení zaplaveného úseku a narušeného mostu, evakuace osob. Zdroj 038, stavební jeřáb, je ve stejný časový okamžik naplánován jak pro výstavbu trvalého mostu, tak pro výstavbu dočasného mostu. Protože je k dispozici pouze jeden jeřáb, nastane 37.den ve 20 hod 21 minut konflikt zdrojů.

Situaci znázorňuje následující obrázek, který získáte ve stromové struktuře opatření pro opatření 003 v menu Plány a ve volbě Plán prostředků.

Konflikt je možné řešit jedním z následujících čtyř scénářů:

A nyní podrobněji popis kroků, které nastaví, aby úkol 008 byl proveden až za úkolem 007.

  1. Otevřít pomocí zobrazení stromová struktura opatření opatření číslo 003.
  2. Najít úkol 007 - Výstavba dočasného mostu - a označit jej pomoci kliknutí myši nebo za pomoci pohybu šipek.
  3. Stisknout klávesu Shift a za jejího držení stisknout klávesu šipka pro směr dolů. Měl by nyní být označen jak úkol 007, tak úkol 008.
  4. V menu Vazby zvolit Nastavit za sebou.
  5. V menu Plány provést Výpočet/přepočet plánů.

V menu Plány a ve volbě Plán prostředků se můžete podívat na výsledek. Následující obrázek demonstruje změnu oproti původnímu obrázku. Stavební jeřáb plynule přechází z úkolu 007 na úkol 008.

Získávání údajů za pomoci dotazu

Tento postup získávání dat je nejvhodnější pro uživatele, kteří nejsou speciálně seznámení s funkcemi KIS a kteří potřebují rychle najít požadovanou informaci v oblasti krizového plánování nebo řešení krizových situací. Pro tyto účely je v KIS k dispozici jedna centrální funkce Vyhodnocení, přehledy a sestavy, která sdružuje dotazy do všech možných uložených dat. Funkce je založena na principu průvodce. Uživatel se postupnými odpověďmi dostane k požadované informaci, kterou může buď vytisknout nebo převést do MS Excel pro další zpracování.

V následujícím postupu uvedeme příklad získání odpovědi na otázku: Jaké mechanizační prostředky mám naplánovány pro řešení krizové situace, kdy a kolik jich bude potřebovat ?

  1. Otevřít funkci Dotazy pomoci volby  z hlavních ikon.
  2. Zvolit Další.
  3. Zvolit Další.
  4. Vybrat dotaz Plán prostředků pro opatření a stisknou Další.
  5. V rozbalovacím prvku Typ prostředku vybrat Mechanizační prostředek a stisknout Dokončit.

Pokud použijete výše uvedený postup na příkladovou databázi, měli byste získat přehled podobný tomuto:

Převod přehledů do tabulky MS Excel

Všechny tabulkově uspořádané údaje v systému KIS je možné převést jednoduchým způsobem do tabulkového procesoru MS Excel. Postup je následující:

  1. Otevřít požadovaný přehled.
  2. Upravit přehled ukrytím nepotřebných sloupců nebo volbou vhodného třídění.
  3. Z horního menu v okně přehledu zvolit Soubor a pak volbu Export do MS Excel.

Převod je možný pouze v případě, že máte nainstalován MS Excel a to minimálně verzi 97.

Vkládání datových objektů do mapového podkladu

Podpora pro zobrazování datových objektů spočívá v uložení grafických souřadnic datového objektu do databáze spolu s datovým objektem. Tak je možné ukazovat datové objekty na mapových podkladech, případně vytvářet geografické výstupy ze systému KIS do jiných geografických systémů. Pro ilustraci následuje postup, kterým uložíte geografické souřadnice sídla organizace do databáze.

  1. Zvolit Zadání a zobrazení datových objektů v mapě ve volbě  v hlavních ikonách.
  2. Zvolit Další.
  3. Zvolit Dokončit.
  4. Zvolit volbu  Kresli bod.
  5. Ukazovátkem myši najet na požadovanou polohu sídla organizace v mapě a stisknout levé tlačítko na myši.
  6. Zvolit volbu  Uložit do databáze.
  7. Potvrdit Ano.
  8. Na formuláři Přiřazení dat v mapě zvolit Další.
  9. Zvolit Další.
  10. Na seznamu organizací, které ještě nemají přiřazeny grafické souřadnice vybrat požadovanou organizaci.
  11. Zvolit Dokončit.

Pro opětovné zobrazení sídla v mapě zvolte Zadání a zobrazení datových objektů v mapě ve volbě  v hlavních ikonách. Na prvním formuláři zvolte Výběr typů a barvy datových objektů pro zobrazení v mapě a zaškrtněte volbu Organizace. Pokračujte pomocí voleb Další až k volbě Dokončit.

Zálohování dat

Doporučujeme, zvlášť v situaci lokálního provozu, používat export dat pro zálohování dat. Pro tuto operaci použijte následující postup.

  1. Zvolit volbu Přenos dat  z voleb hlavních ikon.
  2. Vybrat Export a zvolit Další.
  3. Vybrat Export celé databáze a zvolit Další
  4. Přeskočit výběr zabezpečení volbou Další.
  5. Zvolit Vyhledat.
  6. Zvolit jméno a typ záložního souboru a zvolit Uložit.
  7. Zvolit Dokončit.

Takto vytvořený soubor je nutné umístit na fyzicky jiné paměťové médium, např. na jiný harddisk, než je uložena primární databáze systému KIS.

Obnova dat

V případě poškození KIS nebo ztráty dat je možné postupovat následujícím způsobem, samozřejmě za předpokladu, že máte provedenu zálohu dat v záložním souboru.

  1. Z instalačního CD znovu nainstalovat systém KIS a spustit jej.
  2. Zvolit volbu Přenos dat  z voleb hlavních ikon.
  3. Vybrat Import dat a zvolit Další.
  4. Zvolit Vyhledat.
  5. Najít záložní soubor a zvolit Otevřít.
  6. Zaškrtnout pole Před importem vymazat všechna data z databáze.
  7. Zvolit Dokončit.
  8. V hlavním menu Nástroje zvolit volbu Přepočítat všechny plány

Přechod ze starší verze KIS na novou verzi KIS

Při každé aktualizaci databázového programu se vynořuje jako zlý duch problém přenosu dat za staré verze do nové. KIS je navržen tak, aby vždy nová verze byla schopna převzít údaje původní verze z předem připraveného záložního souboru. Takže postup přechodu na novou verzi je tento:

  1. Spustit původní verzi KIS
  2. Provést zálohování dat.
  3. Nainstalovat novou verzi KIS. Novou verzi je potřeba nainstalovat do jiného adresáře, než je původní verze KIS.
  4. Provést obnovu dat.